论城市建设档案管理
[发布时间：2014-08-03 15:42:33 点击率：]

  城市建设档案管理存在的问题

  （1）档案储存容量有限，无力接收。

  按设计年限二十年计划，库存量应达到二十万卷，库房面积应达到1000平方米，而目前一般馆只有100平方米的档案库，仅能存放两万卷档案，超库存的档案堆放在办公室的柜子里和办公桌上，既不便于查找也缩短档案寿命，更达不到保密、防尘、防盗、防阳光的要求。库房安全消防隐患大，不敢接收。库房一直设在阴暗潮湿的地下室，临近有水泵房，由于水泵管道年久腐烂，经常漏水淹库。所有电线年久老化，经常漏电，消防隐患极大。不符合防潮、防水、防火的要求。

  （2）城市建设档案管理手段落后。

  目前，城市建设档案档案管理技术手段严重滞后，主要表现在城市建设档案档案管理仍停留在纸质档案、仅用档案柜保存的状况，大部分档案资料整理还处于手工操作阶段，工作效率低，自动化和信息化程度不高，这与城市建设档案管理科学化严重脱节。尽管个别城市建设档案采用计算机辅助管理档案，但由于没有实现信息网络化，使资料信息资源难以共享，严重影响了工作效率。正因如此，档案资料利用率较低，这种状况不利于城市建设档案管理质量的提高及教学改革的推进。

  （3）全社会的城建档案意识比较薄弱。

  人们对城建档案馆远不如图书馆那样熟悉，对城建档案的地位、作用也了解甚少，如果没有经济手段、法律手段的制约，建设单位很少主动向城建档案馆报送工程竣工档案，有些建设行政主管部门也存在“重建设、轻档案”的问题。

  如何加强城市建设档案管理

  （1）提高各部门特别是建设单位对城市基本建设档案管理重要性的认识。

  因为城建档案是城市建设发展的真实的历史记录；它是制订城市规划的依据和条件；它是城市管理、维修、扩建、改造的依据；它是工程征地用地、产权证明的法律依据；它是遭到自然灾害或战争破坏后城市恢复、重建的重要依据。

  （2）加大城建档案宣传力度，增强全社会的城建档案意识。

  采取各种措施，利用各种机会并通过各种宣传媒介，向全社会宣传城建档案和城建档案管理的重要性，使全社会都认识和了解城建档案，都来利用城建档案，使城建档案的作用得到充分发挥。

  （3）电子文件与纸质文件并存。

  在今后相当一个时期内，具有重要保存价值的电子文件．一定要有相应内容的纸质文件归档保存。同时，电子文件也要按照其记录信息的保存价值进行物理归档，转化为电子教学档案，并按有关规定安全保管。凡是实现了办公自动化的机关，都要实行电子文件和纸质文件的双档双轴制，电子文件归档和电子档案管理是当前城市建设档案管理工作中的一个热点问题，相关管理制度和办法的制订工作已经提上日程。鉴于解决这个问题的复杂性，可以预计在较长的时间内，纸质文件和电子文件还会继续并存。

  （4）建设工程竣工档案组卷方法及整理方法需要规范化。

  建设工程竣工档案组卷方法是：组卷要遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系、分类科学、组卷合理。项目技术文件按单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷；项目管理性文件，按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷。卷内没有重复文件；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。施工技术文件按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列；竣工图按专业、图号排列；文字在前，图样在后。文字装订，图纸不装订。而建设工程竣工档案的整理方法：案卷文字材料要用线绳三孔装订；图纸统一折叠成四号图纸规格：297毫米×210毫米。案卷必须填写卷内目录，备考表和封面、脊背。案卷必须编写案卷页号。卷内文件均以有书写内容的页面编写页号。页号编写位置是单面书写文件在右下角，双面书写文件正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写在右下角。保管单位之间不能连号。竣工档案统一采用卷盒。卷盒用牛皮纸板双裱压制。外表尺寸为310毫米×220毫米。厚度分别为20毫米、30毫米、40毫米、50毫米等4种。

  总之，城建档案是城市建设、规划、管理和决策的重要依据,其管理虽然存在机构不健全、管理不规范等诸多问题，但我们应该迎难而上,着力推进城建档案工作跃上新台阶。